5.12. 共有フォルダ追加・編集

<共有フォルダの概要>

• ibisStorageの指定したフォルダに対して、共有URLを発行し共有URLを相手に送ることで、より安全に大きなファイルや大量のファイルを送ることができます。
• メール送信において大きなファイルや大量のファイルを添付して送るとメールサーバーの制限にかかり送信エラーとなる場合があります。
• 機密情報を送るときにパスワード付きzipで送って、別途zipのパスワードを送信する運用をする場合がありますが、セキュリティ的な懸念が指摘されています（PPAP問題）。
• 共有フォルダは、共有URLの有効期間を指定することが可能です。
• 受け取り相手のメールアドレスを指定することができ、指定することでよりセキュリティレベルがあがります。
• パスワードなし、固定パスワード、メールによるワンタイム認証コードの３択から選択できます。
• パスワードなし、かつ、受け取り相手のメールアドレスなしに設定すると公開フォルダとなります。
• 相手がファイルをダウンロードしたときにメールで通知を受け取る設定も可能です。
• 毎月請求書を相手に送るための共有フォルダや、資料請求のダウンロード用途、ホームページからPDFへのリンクなどにも利用できます。

<共有フォルダ利用の手順>

• 任意のフォルダを共有フォルダとして共有URLを発行することができます。
• ここでは例として、参加フォルダ＞個人フォルダに、「山田商店様」というフォルダを作ります。
• 相手に送りたいファイルを「山田商店様」フォルダにアップロードし、右ペインのフォルダ共有の「共有」ボタンをクリックします。

<共有フォルダ編集画面>

• ①有効期間：ファイルをダウンロード可能な期間を選択します。メールの添付ファイル代わりの場合は、３日〜７日ぐらいにします。ホームページからPDFの資料ダウンロード等で利用する場合は、無期限にするとよいです。
• ②メールアドレス入力：相手がファイルをダウンロードするときにメールアドレスの入力が必要かどうか選択できます。必要を選択した場合は、許可メールアドレスを入力する必要があります。
• ③許可メールアドレス：ファイルをダウンロードできる相手のメールアドレスを設定します。
• ④パスワード：ファイルのダウンロードにパスワードを設定できます。
  • なし：そのままダウンロードできます。メールアドレス入力を不要にした場合、公開フォルダとなります。
  • 固定パスワード：パスワードを設定して共有相手に渡すことでファイルをダウンロードできます。
  • ワンタイム認証コード：相手がダウンロード時にメールアドレスを入力し、ワンタイム認証コードをメールで受け取り、その認証コードでダウンロードすることができます。もっとも安全です。メールアドレス入力が不要で設定していてもワンタイム認証コードのときは、相手はメールアドレスの入力が必要になります。この場合、許可メールアドレスを指定しないので相手のメールアドレスは受信可能であればワンタイム認証コードが届きファイルをダウンロードすることができます。
• ⑤固定パスワード：自動で強力なパスワードが生成されます。12桁以上を設定してください。
• ⑥ダウンロード通知：共有相手がファイルをダウンロードしたときにメールで通知を受け取ることができます。
• ⑦ダウンロード通知先メールアドレス：自身のアドレスを入力してダウンロード通知を受け取ります。
• ⑧備考：組織内（社内）での情報共有のためのメモを入力します。
• ⑨追加：共有リンクが発行されます。
• ⑩キャンセル：編集内容をキャンセルします。
• ⑪メール文面表示：共有相手にメールを送る場合の内容を表示することができます。

<共有リンク>

• 共有フォルダ編集画面の追加ボタンをクリックするとファイル一覧ペインの上部にオレンジ色の文字が追加されます。
• 編集をクリックするか右ペインのフォルダ共有の編集ボタンをクリックし、共有フォルダ編集画面を開いて、共有URLをコピーして利用することができます。または、編集ボタン隣の鎖アイコンクリックで共有URLをコピーすることができます。

• 上図の共有フォルダ編集画面の共有URLの右のコピーボタンのクリックで 共有URLをクリップボードへコピーできます。

<メール文面表示>

共有フォルダ編集画面のメール文面表示ボタンをクリックすると上図の画面が開きます。

• 画面下部のメール作成ボタンをクリックすると、OSの設定で設定された既定のメールソフトが起動します。
• Outlook for Web等、Web版のメールサービスを使っている場合は、一度デスクトップアプリ版のメールソフトを設定しておくと便利です。
• Webメールサービスを使っているなど、メール作成ボタンが効かない場合は、宛先またはBCCのコピーで宛先をコピーして、メールソフトに貼り付けてください。また同様に本文コピーボタンをクリックしてメールソフトに貼り付けてください。
• なお、複数の取引先にまとめてメールを送信する場合は、相手のメールアドレスを宛先（To）に列挙すると情報漏えい事故とみなされる場合があります。互いに知らない人同士を含む複数宛先のメールではBcc欄に相手のメールアドレスを設定しましょう。